Wyszukaj:
Pszczyński Zarząd Edukacji
Strona główna
Najnowsze artykuły
Mapa biuletynu
Twoje sprawy
  Pszczyński Zarząd Edukacji
•  Struktura organizacyjna
•  Statut
•  Majątek i struktura własnościowa
•  Rejestry, ewidencje, archiwa
•  Rejestr procedur kontroli zarządczej
•  Przyjmowanie i załatwianie spraw
•  Oferty pracy
•  Elektroniczna skrzynka podawcza
•  Dyrekcja
•  Informacje kontaktowe
•  Przedmiot działalności i kompetencje
•  Pomoc materialna
•  PFRON "Uczeń na wsi"
•  Kasa Zapomogowo - Pożyczkowa
•  Konsultacje społeczne
•  Dotacje dla szkół i placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez podmioty niepubliczne
•  Fundusz świadczeń socjalnych
•  Kolonie letnie
•  Zielone szkoły
•  Rekrutacja do szkół i przedszkoli
•  Inspektor Ochrony Danych
  Zamówienia publiczne
•  ROK 2007
•  ROK 2008
•  ROK 2009
•  ROK 2010
•  ROK 2011
•  ROK 2012
•  ROK 2013
•  Rok 2014
•  Rok 2015
•  ROK 2016
•  Protesty
•  Rok 2017
  Konkursy
•  Ogłoszenia konkursów
•  Wyniki konkursów
  Zapytania ofertowe
•  2015
•  2016
  Projekty
•  Projekt "Otwórzmy dzieciom drzwi"
•  Projekt "Pszczyńska e-oświata"
•  Projekt "Efektywny nauczyciel"
•  Projekt "Nauczyciele wiejscy gminy Pszczyna podnoszą kompetencje zawodowe".
  Gimnazja, szkoły, przedszkola
•  Szkoły Podstawowe
•  Zespoły Szkolno - Przedszkolne
•  Przedszkola Publiczne
•  Przedszkola w okresie wakacyjnym
  Przebieg i efekty kontroli
•  Kontrole wewnętrzne
•  Kontrole zewnętrzne
  Informacje
•  Tablica ogłoszeń
•  Instrukcja obsługi BIP
•  Informacje niepublikowane w BIP
•  Dostęp do informacji publicznej
•  Ponowne wykorzystanie informacji publicznej
•  Skorzystaj z Elektronicznych Dzienników Ustaw, Monitora Polskiego
•  Redakcja
Pomoc
Statystyki


2785918
od 04 lipca 2008
Gimnazja, szkoły, przedszkola » Zespoły Szkolno - Przedszkolne » Zespoły Szkół » Zespół Szkół Nr 1 Wersja do druku

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W ZESPOLE SZKÓŁ NR 1 W PSZCZYNIE

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W ZESPOLE SZKÓŁ NR 1 W PSZCZYNIE

 

Spis treści

Rozdział I       Postanowienia ogólne

Rozdział II      Zadania archiwisty

Rozdział III     Lokal składnicy akt

Rozdział IV    Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt

Rozdział V     Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

Rozdział VI    Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w składnicy akt oraz porządkowanie dokumentacji w składnicy akt

Rozdział VII   Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

Rozdział VIII  Wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt

Rozdział IX    Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział X     Nadzór nad wykonywaniem czynności archiwalnych oraz warunkami przechowywania dokumentacji

Rozdział XI    Postanowienia końcowe

Załączniki do Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

§1.

1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt , zwana dalej „Instrukcją”, reguluje postępowanie w składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych w Zespole Szkół Nr 1 w Pszczynie zwanej dalej Zespołem Szkół, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.

 

2. Czynności związane z prowadzeniem składnicy akt w Zespole Szkół powierza się

pracownikowi sekretariatu, zwanym dalej archiwistą.

 

§2.

1. Dokumentacja przekazywana do i przechowywana w składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

 

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej.

 

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

 

Rozdział II

Zadania archiwisty

 

§3.

Do zadań archiwisty należy:

 

1) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Zespołu Szkół,

 

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

 

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

 

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

 

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

 

6) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

 

7) doradzanie pracownikom merytorycznym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,

 

8) konsultowanie się z właściwym archiwum państwowym w  zakresie postępowania z dokumentacją, warunków przechowywania, konserwacji, przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w razie potrzeby.

 

Rozdział III

Lokal składnicy akt

 

§4.

W lokalu składnicy akt, złożonym z co najmniej jednego pomieszczenia magazynowego, zapewnia się warunki do pracy archiwisty oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności lokal ten powinien:

 

1) być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów,

 

2) być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku,

 

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną,

 

4) być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez drzwi z minimum dwoma zamkami, okna lokalu usytuowanego na parterze powinno zabezpieczyć się kratami,

 

5) być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru,

 

6) być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji itp.

 

7) zapewnić możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła,

 

8) w miarę możliwości, w lokalu składnicy akt bądź w sąsiedztwie stanowiska pracy osoby odpowiedzialnej za prowadzenie spraw archiwalnych, zapewnia się stałe miejsce do pracy w zakresie realizacji zadań archiwisty oraz miejsce do korzystania z dokumentacji.

 

§5.

1. Pomieszczenie magazynowe powinno być wyposażone w:

 

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne, zabezpieczone przed korozją, usytuowane w miarę możliwości prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi,

 

2) drabinkę umożliwiającą dostęp do wyżej usytuowanych półek,

 

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

 

2. Numerowanie regałów polega na opisie cyframi arabskimi poszczególnych regałów w tych samych punktach (na środku lica półki znajdującej się na wysokości wzroku stojącego archiwisty). Regały numeruje się po kolei zawsze zaczynając od stojącego z lewej strony i kolejne idąc w prawo do końca danego rzędu. Przyjmuje się, że półki każdego regału mają numerację od 1, licząc od najwyżej położonej i numerując kolejno do ostatniej najniżej położonej. Dokumentację na półkach układa się zawsze od strony lewej do prawej.

 

3. Dokumentację własną w magazynie najlepiej układać w kolejności napływu do składnicy (kolejność według spisów zdawczo-odbiorczych). Zajmować należy regały i półki kolejno następujące po sobie, zawsze od strony lewej do prawej, bez pozostawiania wolnych miejsc na półkach.

 

4. Zaleca się dokumentację specyficzną, jednorodną o okresie przechowywania wynoszącym 50 lat (listy płac, kartoteki zarobkowe, akta osobowe pracowników, księgi ocen), układać osobno na wydzielonych oddzielnych regałach. Można podobnie postąpić z pozostałą dokumentacją o dłuższym okresie przechowywania (kategoria B25). W tym wypadku pozostawienie wolnego miejsca jest konieczne dla wpływów konkretnej jednorodnej dokumentacji w przyszłości.

 

 

5. W pomieszczeniach magazynowych:

 

1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji,

 

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen,

 

3) nie mogą znajdować się rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba, że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji,

 

4) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury w zakresie:

 

a) Temperatura powietrza powinna wynosić od 14 do 18°C

b) Wilgotność powietrza powinna wynosić 30-50%

b) wilgotności powietrza wynoszącej od 45-60%, przy maksymalnym wahaniu w ciągu doby wynoszącym maksymalnie 5%

 

5) należy utrzymywać czystość, tak by chronić dokumentację przed kurzem, grzybami pleśniowymi, owadami, gryzoniami.

 

6) wstęp do lokalu składnicy akt jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

 

Rozdział IV

Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt

 

§6.

1. Komórki organizacyjne i samodzielni pracownicy merytoryczni przekazują dokumentację do składnicy akt według ustalonego z archiwistą terminarza.

 

2. Przekazywanie dokumentacji następuje na podstawie spisu zdawczo odbiorczego. Wzór formularza spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 3 do instrukcji kancelaryjnej Zespołu Szkół.

 

3. Spis zdawczo-odbiorczy, sporządzony w trzech egzemplarzach, zawiera co najmniej następujące elementy:

 

1) dla całego spisu:

 

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

 

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis i przekazuje dokumentację,

 

c) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

 

d) datę przekazania spisu,

 

2) dla każdej pozycji spisu:

 

a) liczbę porządkową,

 

b) symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

 

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

 

d) daty skrajne

 

e) liczbę tomów jednej teczki w ramach danej pozycji spisu,

 

f) oznaczenia kategorii archiwalnej.

 

4. Zaleca się sporządzanie odrębnych spisów dla specyficznych rodzajów dokumentacji (list płac, kartotek zarobkowych, dokumentacji osobowej pracowników, arkuszy ocen, ksiąg uczniów, dokumentacji technicznej, dokumentacji kat.B25).

 

§7.

1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana przez składnicę akt powinna być uporządkowana przez pracowników merytorycznych przekazujących akta.

 

2. Uporządkowanie dokumentacji polega na:

 

1) odłożeniu do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

 

2) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby – w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych (wydruki baz danych),

 

3) opisaniu teczek aktowych, zgodnie z instrukcją kancelaryjną Rozdział VII. Wzór opisu teczki aktowej stanowi załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

 

4) ułożeniu teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

 

§8.

1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

 

1) dokumentacja nie została uporządkowana i opisana w sposób określony §7.

 

2) spisy zdawczo-odbiorcze, zawierają braki lub błędy,

 

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

 

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić Dyrektora.

 

Rozdział V

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

oraz prowadzenie jej ewidencji

 

§9.

1. Po przejęciu dokumentacji archiwista kolejno:

 

1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego, po uprzednim wpisaniu na nim numeru z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,

 

2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, zawierającym co najmniej następujące elementy:

 

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

 

b) datę przejęcia dokumentacji przez składnicę akt,

 

c) nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

 

d) liczbę pozycji spisu wpisywaną „od- do”, przy czym dopuszcza się kontynuowanie numeracji pozycji spisów dokumentacji specyficznej jednorodnej takiej jak: listy płac, kartoteki zarobkowe, dokumentacja osobowa pracowników, arkusze ocen, księgi uczniów,

 

e) liczbę teczek w spisie,

 

3) na spisie zdawczo-odbiorczym nanosi w prawym górnym rogu numer tego spisu wynikający z wykazu spisów,

 

4) na każdą teczkę aktową nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, , przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle,

 

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w lokalu składnicy akt,

 

            6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w §10.

 

            2. Wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych stanowi załącznik nr 1 do instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

§10.

Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

 

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,

 

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

 

§11.

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia lub zniszczenia dokumentacji zgromadzonej w składnicy akt poprzez pożar, zalanie, włamanie i inne Zespół Szkół:

 

1) informuje o tym fakcie właściwe archiwum państwowe i postępuje według wskazówek państwowej służby archiwalnej,

 

2) sporządza protokół, w którym opisuje fakt zniszczenia dokumentacji, podjęte kroki w celu ratowania dokumentacji, spis uszkodzonej dokumentacji,

 

3) podejmuje wszelkie możliwe czynności w celu przywrócenia dokumentacji do stanu zbliżonego do stanu sprzed uszkodzenia (suszy, poddaje konserwacji, wymienia oprawy, wymienia obwoluty).

 

Rozdział VI

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w składnicy akt oraz porządkowanie dokumentacji w składnicy akt

 

§12.

1. Skontrum polega na :

 

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w składnicy akt,

 

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

 

2. Skontrum przeprowadza, na polecenie Dyrektora i przez niego powołana, komisja skontrowa, składająca się z co najmniej dwóch członków, w razie stwierdzenia takiej potrzeby. Potrzeba taka może wyniknąć w następujących wypadkach:

 

1) przeniesienia całego zasobu aktowego do innego magazynu (przeprowadzka, remont związany z przeniesieniem zasobu),

 

2) stwierdzenia uszkodzenia lub zniszczenia dokumentacji zgromadzonej w składnicy akt poprzez pożar, zalanie, włamanie i inne czynniki,

 

3) zmian personalnych na stanowisku Dyrektora Zespołu Szkół lub archiwisty.

 

            3. Dokumentację ujawnioną w lokalu składnicy akt nie posiadającą ewidencji i nieuporządkowaną , porządkuje i ewidencjonuje archiwista zgodnie z § 7 instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

Rozdział VII

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

 

§13.

            1. Dokumentację udostępnia się w postaci wypożyczenia do komórki organizacyjnej Zespołu Szkół. Dokumentację wypożycza się w ten sposób, że osoba wypożyczająca wskazuje konkretne pozycje na konkretnych spisach zdawczo-odbiorczych i odbiera całe konkretne teczki. Nie dopuszczalne jest wyciąganie pojedynczych pism z teczek aktowych w pomieszczeniu magazynowym składnicy akt. Każde wyniesienie akt z magazynu musi zostać zanotowane w rejestrze udostępniania akt. Wzór rejestru udostępniania akt stanowi załącznik nr 2 do instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

2. Do udostępniania dokumentacji osobom spoza Zespołu Szkół jest wymagane zezwolenie Dyrektora lub osoby przez niego upoważnionej.

 

3. Archiwista wskazuje miejsce, w którym osoba z zewnątrz może zaznajomić się z treścią dokumentacji, jeżeli składnica akt nie posiada stałego miejsca do korzystania z dokumentacji.

 

4. Kopiowanie dokumentacji dla osób z zewnątrz dopuszczalne jest tylko za zezwoleniem Dyrektora lub osoby przez niego upoważnionej.

 

5. Dokumentacji nie wypożycza się na zewnątrz Zespołu Szkół chyba, że podyktowane jest ono szczególnymi przesłankami. W takim przypadku spisywany jest protokół wypożyczenia. Protokół podpisuje Dyrektor oraz kierownik podmiotu wypożyczającego lub osoba przez niego upoważniona na piśmie.

 

§14.

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnionej dokumentacji.

 

2. Niedopuszczalne jest:

 

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism,

 

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty,

 

3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag.

 

§15.

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

 

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia wypożyczonej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

 

1) datę sporządzenia,

 

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację,

 

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zgubienia.

 

3. Na podstawie protokołu Dyrektor zarządza postępowanie wyjaśniające.

 

§16.

            Archiwista prowadzi rejestr udostępniania akt, w którym odnotowuje każde udostępnianie dokumentacji z podaniem daty udostępniania, nazwiska i imienia osoby, która korzystała z dokumentacji, nazwy komórki organizacyjnej lub zakładu pracy, sygnatur akt, podpisu korzystającego z akt, a w przypadku wypożyczenia również daty zwrotu. Wzór rejestru udostępniania akt określa załącznik nr 2 do instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

 

Rozdział VIII

Wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt

 

§17.

1. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do składnicy akt, archiwista na wniosek pracownika merytorycznego komórki organizacyjnej wycofuje ją ze stanu składnicy akt i przekazuje do tej komórki.

 

2. Z czynności ust.1 sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół wycofania. Protokół podpisują archiwista i pracownik merytoryczny wycofujący dokumentację.

 

3. Protokół wycofania zawiera datę wycofania, tytuł teczki lub tytuł sprawy, sygnaturę teczki aktowej.

 

4. Jeden egzemplarz protokołu wycofania wkłada się w miejsce wycofanej teczki lub sprawy. Drugi egzemplarz wycofania dołącza się do akt sprawy wznowionej. Fakt wycofania odnotowuje się dodatkowo w spisie spraw, gdy dotyczy sprawy, lub w spisie zdawczo-odbiorczym akt gdy dotyczy pozycji spisu (teczki).

 

Rozdział IX

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

 

§18.

1. Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonym w wykazie akt.

 

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

 

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w Zespole Szkół następuje na podstawie Zgody dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego.

 

4. Wniosek o wyrażenie Zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Zespołu Szkół składa Dyrektor.

 

§19.

1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:

 

            1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

            2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej o których mowa w ust.1 i 2, sporządza komisja, powołana przez Dyrektora, w składzie co najmniej trzech osób w tym z archiwisty oraz przedstawicieli komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.

§20.

1. Archiwista przechowuje w składnicy akt dokumenty brakowania o których mowa w §19 ust.1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokołami jej zniszczenia.

 

2. Po przekazaniu dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie fakt ten archiwista odnotowuje we właściwych spisach zdawczo-odbiorczych co oznacza zdjęcie jej ze stanu składnicy akt.

 

Rozdział X

Nadzór nad wykonywaniem czynności archiwalnych

oraz warunkami przechowywania dokumentacji

 

§21.

1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Zespołu Szkół czynności archiwalnych należy do obowiązków Dyrektora.

 

2. Za właściwe zlokalizowanie magazynów archiwalnych, wyposażenie magazynów w odpowiednie umeblowanie oraz odpowiednie wyposażenie magazynów w urządzenia zabezpieczające dokumentację przed czynnikami szkodliwymi odpowiada Dyrektor.

 

3. W przypadku zmiany na stanowisku Dyrektora składnicę akt przekazuje się protokolarnie.

 

Rozdział XI

Postanowienia końcowe

 

§22.

Postępowanie z dokumentacją Zespołu Szkół w przypadku ustania jego działalności określa Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej z późn. zm. oraz §28 instrukcji kancelaryjnej.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

do Instrukcji o organizacji

 i zakresie działania składnicy akt

-wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

 

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

 

Nr

Spisu

Data przy-

jęcia akt

Nazwa komórki przekazującej akta

Liczba

U w a g i

Poz. Spisu

teczek

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Imię i nazwisko osoby przygotowującej wpis ………………………………………………………………………….

 

 

Imię i nazwisko osoby przyjmującej dokumentację ……………………………………………………………………...

 

 

Załącznik nr 2

do Instrukcji o organizacji

 i zakresie działania składnicy akt

-wzór rejestru udostępniania akt

Rejestr udostępniania akt

 

Lp.

Data

Nazwisko i imię korzystającego z akt

Komórka organizacyjna lub zakład pracy

Sygnatura akt

Podpis korzystającego z akt

Data zwrotu wypoży-czonych akt

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3

do Instrukcji o organizacji

 i zakresie działania składnicy akt

-wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

 

 

.....................................................................                                                 ...................................., dnia....................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

 

 

 

 

Protokół oceny

dokumentacyjnej niearchiwalnej

 

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)

 

 

.........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

 

            dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości.................... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

 

Przewodniczący Komisji ............................................................

Członkowie Komisji ...................................................................

...................................................................

...................................................................

Załączniki:

.......... kart spisu

.......... pozycji spisu

 

 

 

 

Załącznik nr 4

do Instrukcji o organizacji

 i zakresie działania składnicy akt

-wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej

 

..................................................................

 (nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

 

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)

przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

 

Lp.

Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego

Symbol  z wykazu

Tytuł teczki

Daty skrajne

od – do

Liczba

Tomów

U w a g i

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Informację wytworzył: Damian Cieszewski, Data wytworzenia: 2018-02-15 07:30:49, Wprowadził do systemu: Marian Grygier, Data wprowadzenia: 2018-02-19 07:31:05, Zatwierdził do publikacji: Marian Grygier, Data publikacji 2018-02-19 07:32:11, Ostatnia zmiana: 2018-02-19 07:32:24, Historia zmian, Ilość wyświetleń: 67