Wyszukaj:
Pszczyński Zarząd Edukacji
Strona główna
Najnowsze artykuły
Mapa biuletynu
Twoje sprawy
  Pszczyński Zarząd Edukacji
•  Struktura organizacyjna
•  Statut
•  Majątek i struktura własnościowa
•  Rejestry, ewidencje, archiwa
•  Rejestr procedur kontroli zarządczej
•  Przyjmowanie i załatwianie spraw
•  Oferty pracy
•  Elektroniczna skrzynka podawcza
•  Dyrekcja
•  Informacje kontaktowe
•  Przedmiot działalności i kompetencje
•  Pomoc materialna
•  PFRON "Uczeń na wsi"
•  Kasa Zapomogowo - Pożyczkowa
•  Konsultacje społeczne
•  Dotacje dla szkół i placówek niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez podmioty niepubliczne
•  Fundusz świadczeń socjalnych
•  Kolonie letnie
•  Zielone szkoły
•  Rekrutacja do szkół i przedszkoli
•  Inspektor Ochrony Danych
  Zamówienia publiczne
•  ROK 2007
•  ROK 2008
•  ROK 2009
•  ROK 2010
•  ROK 2011
•  ROK 2012
•  ROK 2013
•  Rok 2014
•  Rok 2015
•  ROK 2016
•  Protesty
•  Rok 2017
  Konkursy
•  Ogłoszenia konkursów
•  Wyniki konkursów
  Zapytania ofertowe
•  2015
•  2016
  Projekty
•  Projekt "Otwórzmy dzieciom drzwi"
•  Projekt "Pszczyńska e-oświata"
•  Projekt "Efektywny nauczyciel"
•  Projekt "Nauczyciele wiejscy gminy Pszczyna podnoszą kompetencje zawodowe".
  Gimnazja, szkoły, przedszkola
•  Szkoły Podstawowe
•  Publiczne Gimnazja
•  Zespoły Szkolno - Przedszkolne
•  Przedszkola Publiczne
•  Przedszkola w okresie wakacyjnym
  Przebieg i efekty kontroli
•  Kontrole wewnętrzne
•  Kontrole zewnętrzne
  Informacje
•  Tablica ogłoszeń
•  Instrukcja obsługi BIP
•  Informacje niepublikowane w BIP
•  Dostęp do informacji publicznej
•  Ponowne wykorzystanie informacji publicznej
•  Skorzystaj z Elektronicznych Dzienników Ustaw, Monitora Polskiego
•  Redakcja
Pomoc
Statystyki


2637855
od 04 lipca 2008
Gimnazja, szkoły, przedszkola » Zespoły Szkolno - Przedszkolne » Zespoły Szkół » Zespół Szkół Nr 1 Wersja do druku

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOŁU SZKÓŁ NR 1 W PSZCZYNIE

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

DLA

ZESPOŁU SZKÓŁ NR 1

W PSZCZYNIE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA

ZESPOŁU SZKÓŁ NR 1 W PSZCZYNIE

 

Spis treści

Rozdział I       Postanowienia ogólne

Rozdział II      Przyjmowanie i obieg dokumentacji

Rozdział III     System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Rozdział IV    Załatwianie spraw

Rozdział V     Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział VI    Przechowywanie akt

Rozdział VII   Przekazywanie akt do składnicy akt

Rozdział VIII  Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział IX    Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki do Instrukcji Kancelaryjnej

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

 

§1.

            1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół Nr 1 w Pszczynie zwanym dalej Zespołem Szkół.

 

2. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy.

 

3. Z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” postępuje się według Instrukcji.

 

§2.

Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

 

1) akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

 

2) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

 

3) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

 

4) dekretacja – odręczna adnotacja na korespondencji wpływającej do Zespołu Szkół wskazująca osobę odpowiedzialną za załatwienie danej sprawy, jak również sposób i termin jej załatwienia. Dekretacją zajmuje się Dyrektor Zespołu Szkół lub osoba przez niego upoważniona,

 

5) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych,

 

6) jednostka archiwalna – odrębna fizycznie, najmniejsza jednostka ewidencyjna w archiwum itp. dokument, koperta, rysunek płyta CD-ROM, teczka, księga, wiązka, poszyt,

 

7) kancelaria – stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej Zespołu Szkół, w Zespole Szkół Nr 1 w Pszczynie w zakresie czynności pracownika sekretariatu,

 

8) klasyfikacja – podział wszystkich akt według zagadnień rzeczowych, które są lub będą przedmiotem zainteresowań danej jednostki organizacyjnej,

 

9) komórka organizacyjna – element struktury organizacyjnej Zespołu Szkół, wynikający z podziału zadań zawartych w regulaminie organizacyjnym i schemacie organizacyjnym. Skutkiem podziału organizacyjnego Zespołu Szkół na komórki organizacyjne jest przyporządkowanie każdej odrębnej komórce symbolu literowego, którym posługuje się oznaczając akta i sprawy.

 

10) kwalifikacja – nadanie dokumentacji kategorii archiwalnej,

 

11) korespondencja – każde pismo wpływające do Zespołu Szkół lub wysyłane przez Zespół Szkół,

 

12) nośnik informatyczny – płyta CD, lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść pisma,

 

13) nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść pisma,

 

14) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej i elektronicznej, gońca, bezpośrednio przez stronę itp.

 

15) referent – pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

 

16) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

 

17) rejestr przesyłek wpływających – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Zespół Szkół,

 

18) rejestr przesyłek wychodzących – rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Zespół Szkół,

 

19) rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

 

20) sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa administracyjna Dyrektora Zespołu Szkół,

 

21) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Zespole Szkół,

 

22) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

 

23) teczka aktowa (spraw) teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo-pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

 

24) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim,

 

25) znak akt – zespół symboli określających przynależność akt do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw. Znak akt widnieje na okładce teczki aktowej i składa się z symbolu placówki, symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt.

 

26) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej, grupy spraw oraz numer pod jakim zarejestrowano daną sprawę w danym roku kalendarzowym. Znak sprawy widnieje na piśmie i składa się z symbolu placówki, symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, numeru kolejnego ze spisu spraw oraz roku kalendarzowego. Jeżeli w sprawie zgromadzono większą ilość pism to dla sprawy zakłada się odrębną teczkę. Wówczas teczkę oznacza się znakiem sprawy a nie znakiem akt.

 

§3.

Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. 2013 poz.267 z późn .zmian).

 

§4.

            1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

 

            1) przyjmowanie przesyłek,

 

            2) rejestrowanie, rozdział i rozliczanie przesyłek,

 

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

 

4) wysyłanie przesyłek,

 

5) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby – kierowanie do właściwych stanowisk pracy.

 

2. Czynności kancelaryjne w Zespole Szkół wykonują:

 

1) pracownik sekretariatu zakresie obsługi kancelarii i sekretariatu,

 

2) referenci - pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy, zgodnie z podziałem czynności.

 

 

 

 

 

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg dokumentacji

 

§5.

            1. Przesyłki przyjmuje kancelaria (pracownik sekretariatu), rejestrując je w rejestrze przesyłek wpływających.

 

            2. W rejestrze przesyłek wpływających, wpisuje się co najmniej następujące dane:

 

1)     liczba porządkowa (numer kolejny rejestru),

 

2)     data

 

3)     sprawa: zwięzła treść otrzymanej korespondencji,

 

            4) od kogo: nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta, znak pisma, data pisma,

 

            5) komu przydzielono pismo (ewentualnie podpis referenta)

 

            6) uwagi.

 

3. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, jak również na wydruku komputerowym korespondencji otrzymanej drogą elektroniczną umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie kopert) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i kolejny numer ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających.

 

            4. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej,

 

            5. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, za wyjątkiem:

 

1) dokumentacji z klauzulą „zastrzeżone”,

 

2) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

 

3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem,

 

6. Po otwarciu koperty sprawdza się:

 

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

 

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

 

7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

 

8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

 

1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

 

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego) np. skargi, odwołania itp.,

 

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

 

4) mylnie skierowanych,

 

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

 

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

 

9. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

 

10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

 

11. Po wykonaniu czynności w ust.1-10 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje Dyrektorowi, lub osobie przez niego upoważnionej do dekretacji.

 

12. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się pracowników merytorycznie właściwych do załatwienia poszczególnych spraw.

 

13. Po zadekretowaniu, kancelaria przekazuje pisma do odpowiednich pracowników merytorycznych – referentów.

 

14. Dalsze czynności polegające na rejestracji, znakowaniu i załatwianiu merytorycznym spraw należą do zadań referentów.

 

Rozdział III

System kancelaryjny,

rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

 

§6.

            1. W Zespole Szkół obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

            2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury Zespołu Szkół , klasyfikację akt powstających w toku działalności Zespole Szkół oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Zespołu Szkół oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

 

            3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na siedem klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 6.

 

            4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0-9,  oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi,  a w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi.

 

            5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

 

6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych lub stanowisk samodzielnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła,      a wyróżniać je będą symbole literowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej lub stanowiska samodzielnego.

 

            7. Klasy rzeczowego wykazu akt można komasować. Komasacja polega na prowadzeniu jednej teczki spraw oznaczonej symbolem klasy wyższego rzędu (np. trzycyfrowym) dla wszystkich odpowiadających jej klas końcowych niższego rzędu (np. czterocyfrowych). Po utworzeniu skomasowanej teczki oznacza się ją kategoria archiwalną najwyższą z komasowanych klas.

 

            8. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

 

            9. Dopuszcza się zakładanie podteczek. Podteczkę zakłada się poprzez wydzielenie określonych spraw w osobny zbiór. Podteczka otrzymuje znak akt i hasło macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt. Da wyróżnienia hasło podteczki uzupełnia się o nazwę wydzielonych spraw.

 

            10. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Znak sprawy z podteczki konstruuje się w następujący sposób:  Symbol jednostki, pauza, symbol komórki organizacyjnej, kropka, symbol klasyfikacyjny, kropka, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kropka, kolejny numer pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, kropka, rok kalendarzowy (np. ZS1-S.0715.2.14.2014).

 

            11. Oprócz haseł klasyfikacyjnych jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

 

            12. Zespół Szkół nie wytwarza materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A”, mających trwałą wartość historyczną.

 

            13. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem ”B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowe znaczenie praktyczne.

 

            14. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, lecz w porozumieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie składnicy akt, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

 

§7.

            Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Dyrektora w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

 

§8.

            1. Dokumentacja nadsyłana do Zespołu Szkół oraz powstająca w nim dzieli się ze względu na sposób rej rejestrowania na:

 

            1) tworzącą akta sprawy,

 

            2) nietworzącą akt spraw.

 

            2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

 

            3. Spisy spraw zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

 

§9.

            1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

 

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 1.

 

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Zespołu Szkół. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

 

4. Pracownik merytoryczny (referent), po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

 

§10.

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

 

2. Znak sprawy zawiera:

 

1) symbol literowy placówki i symbol komórki organizacyjnej,

 

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

 

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

 

4) cztery cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

 

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, np.

ZS1-S.0715.2.2014, gdzie „ZS1-S” – oznacza symbol placówki i  Sekretariatu, „0715” – oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, „2” - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, „2014” – oznacza cyfry roku kalendarzowego. W przypadku gdy w Zespole Szkół nie wprowadzono podziału na komórki organizacyjne (regulaminem organizacyjnym  wraz ze schematem organizacyjnym) wówczas pierwszy człon znaku spraw składa się wyłącznie  z symbolu placówki. W razie sprawy zarejestrowanej w podteczce należy postępować w sposób opisany w §6 ust.10.

 

4. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust.5, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

 

5. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku: w spisie spraw, z którego sprawę wyjmuje się czyni się wzmiankę: „przeniesiono do znaku sprawy...”.

 

§11.

1. Dokumentacja nietworząca akt spraw, to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

 

2. Dokumentację, o której mowa w ust.1, mogą stanowić w szczególności:

 

            1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty),

 

            2) zaproszenia, życzenia, niezamawiane oferty i inne pisma o podobnym charakterze

 

            3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

 

            4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe,

 

            5) listy obecności,

 

            6) karty urlopowe,

 

            7) dokumentacja magazynowa,

 

            8) środki ewidencyjne składnicy akt,

 

9) inna dokumentacja powstająca i gromadzona w Zespole Szkół, która nie wymaga rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, a która stanowi bazę aktualizowanych na bieżąco danych.

 

3. Pisma wymienione w ust.2 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

 

§12.

1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających , zamiast spisów spraw zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

 

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).

 

            3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje Dyrektor.

 

            4. Rejestry prowadzą pracownicy merytoryczni (referenci).

 

            5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.

 

            6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od 1.

 

            7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

 

§13.

1. W Zespole Szkół prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne:

 

1) rejestr zarządzeń Dyrektora Zespołu Szkół,

 

2) rejestr skarg i wniosków,

 

3) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,

 

4) rejestr zawartych umów w tym umów zawartych w trybie zamówień publicznych

 

2. Prowadzenie innych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust.1 dozwolone jest za zgodą Dyrektora.

 

 

 

 

 

 

Rozdział IV

Załatwianie spraw

 

§14.

1. Przy pisemnym załatwieniu spraw stosuje się następujące formy:

 

1) odręczną,

 

2) korespondencyjną,

 

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

 

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

 

§15.

1. Załatwienie sprawy może być:

 

1) tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

 

2) ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

 

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia.

 

§16.

Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

 

§17.

Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

 

§18.

1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

 

2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją (zawierającą numer z rejestru przesyłek wychodzących, sposób wysłania, datę wysyłki, parafka pracownika kancelarii).

 

            3. Komplet dokumentacji sprawy referent powinien włożyć do teczki tak, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1). W obrębie sprawy pisma układa chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę.

 

§19.

1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

 

1) nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

 

2) znak sprawy,

 

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

 

4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

 

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

 

6) treść pisma,

 

7) podpis osoby upoważnionej  (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

 

8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

 

2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać:

 

1) sposób wysłania czystopisu: „polecony”, „priorytet”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”, „poufne” itd.

 

2) liczbę załączników, jeśli takie są, lub wymienia się załączniki z podaniem liczb porządkowych.

 

3) nazwy z adresami instytucji lub osób pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości” – umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony, jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma.

 

4) kopia pisma załatwiającego może zawierać parafę referenta i datę sporządzenia pisma.

 

3. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczegółowymi.

 

§20.

Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.

 

§21.

Zakres kompetencji Dyrektora oraz innych pracowników Zespołu Szkół w sprawie  aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określają wewnętrzne przepisy organizacyjne.

 

Rozdział V

Wysyłanie i doręczanie pism

 

§22.

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu, w postaci pisma wysyłanego:

 

1) przesyłką listową,

 

2) faksem,

 

3) pocztą elektroniczną,

 

4) na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką listową,

 

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii :

 

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,

 

2) stwierdza wysyłkę pisma w rejestrze przesyłek wychodzących,

3) w dolnej części kopi wysłanego pisma (egzemplarza przeznaczonego do włączenia do akt sprawy) wpisuje nr kolejny z rejestru przesyłek wychodzących, datę wysyłki, sposób przekazania przesyłki np. Rej.15 polecony 12.04.2014 podpis (parafka).

 

4) zwraca referentom kopie wysłanych pism,

 

5) wpisuje przesyłki wysyłane pocztą tradycyjną do pocztowej książki nadawczej,

 

6) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.

 

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy, składający się z:

 

1)     imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

 

2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.

 

4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

 

5. Sprawy załatwione wysyła się, w miarę możliwości, w dniu ich podpisania.

 

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją (polecony, priorytet). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

 

7. Pisma mogą być wręczane adresatom na miejscu w siedzibie Zespołu Szkół z uwzględnieniem przepisów Kodeksu. W takim przypadku kancelaria również notuje wręczenie pisma w rejestrze przesyłek wychodzących i ponadto żąda potwierdzenia odebrania pisma przez adresata na kopii pisma.

 

§23.

             Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:

 

            1) liczbę porządkową (numer kolejny rejestru),

 

            2) datę przekazania wysyłki do adresatów ,

 

3) znak sprawy wysyłanego pisma lub inne oznaczenie,

 

            4) nazwę adresata

 

            5) sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, za zwrotnym poleceniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, odbiór osobisty).

 

 

Rozdział VI

Przechowywanie akt

 

§24.

            1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych Zespołu Szkół i w składnicy akt.

 

            2. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do składnicy akt , w trybie i na warunkach określonych w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

            3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 2.

 

 

 

 

 

Rozdział VII

Przekazywanie akt do składnicy akt

 

§25.

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Zespół Szkół prowadzi składnicę akt.

 

2. Obowiązek prowadzenia składnicy akt powierza się pracownikowi sekretariatu.

 

3. Pracownik prowadzący składnicę akt ustala z pracownikami poszczególnych komórek organizacyjnych Zespołu Szkół harmonogram przekazywania akt do składnicy akt.

 

§26.

1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

 

2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

 

            1) wyjęcie akt z segregatorów, związanie i umieszczenie ich w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby – w pudłach, lub umieszczenie związanej dokumentacji bezpośrednio w pudłach archiwalnych, przy czym gdy grubość akt przekracza 5 cm, należy dokumentację jednorodną podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych (wydruki zabezpieczające baz danych),

 

2) opisanie teczek aktowych,

 

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

 

3. Opisanie teczki polega na umieszczeniu odpowiednich informacji na wierzchniej stronie każdej teczki w miejscach według zamieszczonego wzoru załącznik nr 2 tj.:

 

1) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

 

2) symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,

 

3) dat skrajnych,

 

4) liczby kolejnego tomu konkretnej teczki,

 

5) oznaczenia kategorii archiwalnej właściwej dla symbolu klasyfikacyjnego.

 

4. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 3.

 

5. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

 

6. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: kierownik komórki organizacyjnej lub referent przekazujący akta i pracownik prowadzący składnicę akt.

 

§27.

1. Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym.

 

2. Do akt przekazanych do składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencję, rejestry, skorowidze i kartoteki.

 

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt i zarejestrowaniu ich w ewidencji składnicy, można wypożyczyć na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

 

§28.

1. W przypadku, gdy wszczęto postępowanie zmierzającego do likwidacji Zespołu Szkół lub jej reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, Dyrektor Zespołu Szkół zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.

 

2. W przypadku likwidacji Zespołu Szkół, dokumentację tego podmiotu dziedziczy podmiot wskazany przez organ prowadzący (Urząd Miejski w Pszczynie). Przekazywanie dokumentacji odbywa się protokolarnie.

 

Rozdział VIII

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

 

§29.

Dopuszcza się stosowanie informatyki, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

 

§30.

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

 

1) dopuszczanie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

 

2) gromadzenie wydruków komputerowych baz danych,

 

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez system haseł identyfikujących.

 

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą poprzez stosowanie odpowiedniego oprogramowania.

 

 

Rozdział IX

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

 

§31.

1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Zespołu Szkół czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora.

 

2. Obowiązki pracownika sekretariatu w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników merytorycznych i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:

 

1) prawidłowości prowadzeniu spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

 

2) prawidłowości załatwiania spraw,

 

3) terminowości załatwiania spraw,

 

4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,

 

5) prawidłowego sporządzania pism, stosowania pieczęci,

 

6) terminowości przekazywania akt do składnicy akt.

 

3. Do obowiązków pracownika sekretariatu należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników merytorycznych, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

do Instrukcji kancelaryjnej

-wzór spisu spraw

 

20.......

 

 

 

 

Rok

(referent)

(symbol jedn. org.)

(oznaczenie teczki)

(tytuł teczki wg wykazu akt)

 

L.p.

 

SPRAWA

 (krótka treść)

OD KOGO

WPŁYNĘŁA

DATA

 

UWAGI

(sposób załatwienia)

Wszczęcia

sprawy

Ostateczn. załatw.

 

Znak pisma

 

Z dnia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2.

do Instrukcji kancelaryjnej

-wzór opisu teczki aktowej

 

(Nazwa Podmiotu)

 

 

 

(Nazwa komórki organizacyjnej)

 

 

 

 

 

(symbol literowy placówki

komórki organizacyjnej                                                       (kat.archiwalna)

i symbol klasyfikacyjny  z wykazu akt)

 

 

 

 

 

 

 

Tytuł teczki

( hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji)

 

 

 

 

(roczne daty skrajne akt)

 

( w miarę potrzeby nr tomu)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sygnatura akt

(wpisuje archiwista)

 

Załącznik nr 3

do Instrukcji kancelaryjnej

-wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt

 

 

...........................................................................

Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej

 

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr..............

 

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu

Daty skrajne

od – do

Kat. Akt

Liczba teczek

Miejsce przechowywania akt w składnicy

Data zniszczenia

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Rubryki 7 i 8 wypełnia pracownik składnicy akt

 

 

 

 

 

 

Imię i nazwisko osoby przygotowującej wpis ………………………………………………………………………….

 

 

Imię i nazwisko osoby przyjmującej dokumentację ……………………………………………………………………...


Informację wytworzył: Damian Cieszewski, Data wytworzenia: 2018-02-15 07:29:25, Wprowadził do systemu: Marian Grygier, Data wprowadzenia: 2018-02-19 07:29:42, Zatwierdził do publikacji: Marian Grygier, Data publikacji 2018-02-19 07:30:08, Ostatnia zmiana: 2018-02-19 07:30:27, Historia zmian, Ilość wyświetleń: 46